EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Diese To-dos kommen auf Ihr Unternehmen zu
Können Sie heute erklären,
- warum Mitarbeitende unterschiedlich vergütet werden?
- welche Rollen gleichwertige Arbeit leisten?
- nach welchen Kriterien sich Gehälter entwickeln?
- und wie Sie eine Auskunftsanfrage beantworten würden?
Genau diese Fragen rücken durch die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in den Fokus.
Was ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie?
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970) verfolgt das Ziel, gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit unabhängig vom Geschlecht sicherzustellen. Dafür schafft sie neue Transparenzrechte für Bewerbende und Mitarbeitende und verpflichtet Unternehmen, Vergütung nachvollziehbar zu dokumentieren und zu erklären.
Für Unternehmen ergeben sich daraus 4 Pflichten:
Was ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie?
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970) verfolgt das Ziel, gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit unabhängig vom Geschlecht sicherzustellen. Dafür schafft sie neue Transparenzrechte für Bewerbende und Mitarbeitende und verpflichtet Unternehmen, Vergütung nachvollziehbar zu dokumentieren und zu erklären.
Für Unternehmen ergeben sich daraus 4 Pflichten:
Warum wurde die Richtlinie eingeführt?
Trotz bestehender Regelungen bestehen in vielen Ländern weiterhin geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede.
Die EU verfolgt deshalb das Ziel, Vergütung transparenter zu machen und Unternehmen stärker in die Pflicht zu nehmen, Entgeltunterschiede nachvollziehbar zu erklären und gegebenenfalls zu beseitigen.
Warum ist die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz für Ihr Unternehmen relevant?
Viele Unternehmen denken zunächst an die spätere Berichtspflicht. Tatsächlich beginnt die Umsetzung deutlich früher. Die Richtlinie betrifft unter anderem:
- Recruiting-Prozesse
- Vergütungssysteme
- Stellenarchitekturen
- Gehaltsentscheidungen
- Auskunftsprozesse
- Führungskräftekommunikation
Die Herausforderung besteht deshalb nicht nur in der Analyse von Gehaltsdaten, sondern in der Schaffung transparenter und nachvollziehbarer Prozesse.
Was verändert sich konkret und welche typischen To Dos ergeben sich daraus für Sie?
Transparenz vor der Beschäftigung (Artikel 5 Abs. 1a der EU-Entgelttransparenzrichtlinie)
Bewerbende haben Anspruch auf Informationen zum Einstiegsentgelt oder zur Gehaltsspanne einer Position.
Wir beobachten oft, dass Unternehmen keine klar definierten Gehaltsspannen haben oder stellen fest, dass diese nicht mehr zur aktuellen Marktsituation passen.
Typische To-dos:
- Definieren Sie Gehaltsspannen für Ihre Positionen
- Legen Sie fest, wann und wie Sie diese kommunizieren (Stellenausschreibung vs. „im Bewerbungsprozess“)
- Schulen Sie HR und Führungskräfte zu den neuen Anforderungen
Informationspflicht (Artikel 6 Abs. 1 der EU-Entgelttransparenzrichtlinie)
Wir sehen in vielen Projekten, dass die Kriterien für Gehaltsentscheidungen oft historisch gewachsen sind. Sobald diese transparent erklärt werden müssen, zeigt sich häufig, dass Regeln nicht dokumentiert, uneinheitlich angewendet oder schwer nachvollziehbar sind.
Typische To-dos
- Dokumentieren Sie Ihr Vergütungssystem
- Beschreiben Sie die Kriterien für Entgelt und Entgeltentwicklung (wir empfehlen Ihnen, auf das richtige Maß an Ausführlichkeit und Detailgrad zu achten)
- Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie
- Befähigen Sie Führungskräfte, Ihre Systematik verständlich zu erklären
Auskunftspflicht (Artikel 7 Abs. 1 der EU-Entgelttransparenzrichtlinie)
Mitarbeitende können Auskunft über ihr eigenes Entgelt und das durchschnittliche Entgelt ihrer Vergleichsgruppe verlangen.
Unternehmen müssen innerhalb von zwei Monaten auf Auskunftsanfragen schnell belastbare Antworten liefern. Häufig fehlen dafür jedoch die notwendige Datengrundlage, Vergleichsgruppen oder klar definierte Prozesse.
Typische To-dos:
- Definieren Sie Gruppen gleichwertiger Arbeit
- Schaffen Sie eine belastbare Datengrundlage
- Legen Sie Verantwortlichkeiten und Prozesse fest
- Bereiten Sie Auskunftsvorlagen vor
- Entwickeln Sie nachvollziehbare Argumentationen für Entgeltunterschiede
Berichtspflicht (Artikel 9 der EU-Entgelttransparenzrichtlinie)
Je nach Unternehmensgröße müssen Unternehmen künftig ihre Gender Pay Gaps veröffentlichen.
Für die Berechnung und Erklärung von Gender Pay Gaps müssen Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt, analysiert und nachvollziehbar dokumentiert werden. Deswegen können Unternehmen oft Entgeltunterschiede nicht ohne Weiteres analysieren, erklären und dokumentieren.
Typische To-dos
- Klären Sie Verantwortlichkeiten für die Berichterstattung
- Berechnen und analysieren Sie Ihre Gender Pay Gaps
- Identifizieren Sie Auffälligkeiten und Handlungsfelder
- Dokumentieren Sie mögliche Ursachen
- Leiten Sie Maßnahmen ab und bereiten Sie die Veröffentlichung vor
Kostenlose Checkliste: Alle Schritte auf einen Blick
Unsere Checkliste liefert Ihnen einen klaren Fahrplan und zeigt Ihnen:
- Was Sie bis wann und warum tun müssen
- Wie es konkret aussieht inkl. Beispielen
- Wie Sie die Anforderungen der Richtlinie in die Praxis umsetzen
Bei der Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie werden Sie auf drei größere Herausforderungn treffen, die viele unterschätzen
1. Gleichwertige Arbeit definieren
Ohne die Definition gleichwertiger Arbeit können Sie die Gehälter nicht richtlinienkonform vergleichen. Deswegen starten wir viele Projekte mit diesem Schritt.
2. Eine belastbare Datengrundlage schaffen
Für die Analysen und Auskunftsanfragen müssen Sie die entsprechenden Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammenführen und vereinheitlichen.
3. Prozesse etablieren
Die Richtlinie erfordert klare Zuständigkeiten, Standards und Kommunikationswege. Ohne fest etablierte Prozesse entsteht bei Ihnen schnell hoher manueller Aufwand.
So empfehlen wir Unternehmen, die EU-Entgelttransparenzrichtlinie Schritt für Schritt umzusetzen
- Gleichwertige Arbeit definieren
- Datenbasis schaffen
- Gender Pay Gaps analysieren
- Entgeltkriterien dokumentieren
- Auskunftsprozesse etablieren
- Berichtspflichten vorbereiten
+1 Stakeholder und Führungskräfte befähigen
Hilfe bei der Definition gleichwertiger Arbeit
Viele Unternehmen stellen fest, dass bestehende Stellenbezeichnungen, Titel oder Organisationsstrukturen nicht ausreichen, um gleichwertige Arbeit nachvollziehbar zu definieren.
Mit der Kienbaum Grading App schaffen Sie eine objektive Grundlage für die Bewertung von Rollen und die Bildung von Gruppen gleichwertiger Arbeit.
Unterstützung bei der Analyse und Dokumentation von Gender Pay Gaps analysieren
Die Berechnung des Gender Pay Gaps ist meist nicht die größte Herausforderung.
Die eigentliche Herausforderung besteht darin, Ursachen zu verstehen, Auskunftsanfragen vorzubereiten und die erforderlichen Berichte effizient zu erstellen.
Mit dem Kienbaum Pay Equity Tool analysieren Sie Gender Pay Gaps automatisiert und erstellen richtlinienkonforme Reports auf Knopfdruck.